Muitas vezes quem convoca uma reunião vê claramente quais são as razões e os sentidos para sua realização. No entanto, o mesmo pode não ocorrer para as outras pessoas envolvidas. Para resolver esta questão, pode-se optar por algumas alternativas:

1 – Utilizar espaços como a reunião de pais e mestres e o conselho escolar para fazer uma primeira discussão sobre o tema ou projeto a ser abordado.

2 – Inserir a atividade nos processos pedagógicos cotidianos da unidade educacional a articulá-la ao Projeto Político Pedagógico da escola.

3- Explicar no início de cada atividade qual será sua dinâmica de funcionamento e seus objetivos. Para isso, pode-se preparar uma apresentação em Powerpoint, distribuir panfletos informativos, passar um vídeo etc. Outra dica é elaborar cartazes com explicações sobre o projeto e espalhar pela escola.

4- Convite feito através de circular aos pais e de conscientização dos alunos sobre a importância da participação de todos no processo.

5- Confeccionar convites com formas inusitadas e textos atrativos. Por exemplo: elaborar um convite em forma de aperto de mão e escrever na sua parte externa os dizeres “Vamos dar as mãos…”. E, dentro do convite: “…e construir uma escola melhor”.

6- Oferecer à comunidade um café da manhã antes de iniciar a atividade para que as pessoas se sintam acolhidas.

7 – Escolher tema norteador que sirva para mobilizar os diferentes representantes da comunidade escolar (alunos, professores, funcionários, mães, pais, entre outros). Por exemplo: “a escola de nossos sonhos” ou “vamos dar as mãos e construir uma escola melhor”.

Existem diferentes possibilidades e maneiras de convidar a comunidade para participar da construção de uma política educacional seja no âmbito interno da escola, seja na construção de um Plano Municipal ou Estadual de Educação, por exemplo. Nesta hora, a criatividade é muito bem-vinda e pode-se utilizar de múltiplas estratégias. A partir da experiência com os Indicadores, listamos abaixo algumas das alternativas possíveis:

8- Utilizar diferentes canais de divulgação para manter a comunidade informada dos próximos passos, das datas de reuniões e de ações já colocadas em prática.

Por exemplo: Produzir cartazes e fixar pelo bairro, fazer anúncios nas rádios comunitárias e escolares, entrar em contato com jornais e televisões locais para divulgação do evento, produzir cartazes e distribuir nas igrejas próximas à unidade, fixar materiais em murais de escolas, nas bibliotecas, nos transportes públicos, nos postos de saúde, entre outros.

9- Divulgar atividades com antecedência utilizando um calendário que pode ser fixado no pátio da escola. Enviar convites e bilhetes informativos aos familiares com uma semana de antecedência e novamente dois dias antes do evento.

10 – Fazer convite individual a pessoas que possuem o potencial de multiplicar a informação e o convite à comunidade. Por exemplo: presidência de associação de bairro, responsável pela Unidade Básica de Saúde (UBS), líderes de igrejas mais próximas à escola, entre outros.

11 – Estabelecer parceria com motoristas e monitores do ônibus escolar para que divulguem o evento às famílias dos estudantes transportados.

12 – Utilizar bilhetes nas agendas dos alunos e convidar a Associação de Pais e Mestres, o Conselho Escolar e os grupos estudantis como o grêmio e o conselho mirim. Em uma das escolas que utilizaram os Indicadores, por exemplo, os estudantes do Grêmio Estudantil espalharam cartazes pelo comércio do bairro convidando a comunidade e utilizaram megafone para o convite a “um dia especial”.

13 – Realizar gincanas e atividades voltadas às crianças que eventualmente não possam participar de uma determinada reunião.

14- Realizar a atividade em um sábado letivo ou no período noturno para facilitar a participação de familiares dos alunos e de outros atores da comunidade que não estão diretamente ligados ao cotidiano da escola.

15 – Preparar o espaço em que a reunião será realizada (recepção da comunidade, salas onde serão feitas as discussões dos grupos menores, espaço para a realização da plenária etc).

16- Preparar espaço para acolhimento de bebês e crianças pequenas possibilitando a participação de mães e pais nas discussões.

Um dos depoimentos obtidos no plano de ação de uma das escolas que utilizaram os Indicadores detalha como seria essa preparação para a reunião: “no dia marcado, sábado, enfeitamos a entrada da escola com um grande túnel de pano, ‘o túnel dos sonhos’. E nele, continha as produções dos alunos sobre a escola de seus sonhos. Pertinente ao tema, fizemos a abertura da reunião com uma aluna fantasiada de fada que abriu a cortina da mostra de desenhos. Foi uma entrada atípica, reflexiva e muito emocionante”.

17 – Oferecer lanche e transporte aos convidados presentes. Em uma das escolas participantes do projeto, utilizou-se a estratégia de realizar um “Chá da Primavera”: “fizemos os convites do 1º Chá da Primavera de nossa escola e convidamos todos a trazerem um prato de doce, bolo ou pão para a reunião. A escola também fez pães, bolos, chás de várias ervas, sucos e café. Além disso, fizemos exposições de poesias e enfeitamos a escola com flores, desde o portão de entrada”.

18 – Sistematizar e divulgar os resultados das atividades realizadas e os próximos passos a serem dados, por meio de cartazes fixados no mural da escola.

Podem utilizar também sites, blogs, redes sociais etc. Essa é uma dica que pode facilitar para que as pessoas visualizem os frutos de seu trabalho e se sintam estimuladas a participar da continuidade do projeto.

19 – Promover nova mobilização da comunidade escolar para apresentação dos resultados.

20 – Realizar exposição de fotos ou produções que explicitem os principais avanços e desafios do plano de ação.